Veel gestelde vragen
Om het bestellen van inkomende post en automatische verwerking daarvan aanzienlijk te vereenvoudigen, schreef het agentschap Facilitair Bedrijf een omvangrijke openbare aanbesteding uit. Het ging daarbij op zoek naar de beste partner om een raamovereenkomst voor post en aanverwante diensten te sluiten. Na een intensieve tenderprocedure werd het lot scanning inkomende post gegund aan IPEX. Opdat je onmiddellijk kan genieten van alle voordelen van het raamcontract, lanceerden we dit centraal bestelpunt: scan.vlaanderen. Hier kan je scanning en verwerking van inkomende post “bestellen”, zonder vooraf een bestek op te maken. We hanteren immers vaste prijzen, centraal onderhandeld door het agentschap Facilitair Bedrijf.
scan.vlaanderen wil het jou makkelijk maken om scanning en verwerking van inkomende post te bestellen. Het agentschap Facilitair Bedrijf onderhandelde vaste prijzen. Die krijg je automatisch aangeboden bij scan.vlaanderen. Je hoeft vanaf nu zelf dus geen bestekken meer uit te schrijven en offertes op te vragen. Je hebt de garantie dat je bij scan.vlaanderen kwaliteit krijgt tegen een heel scherpe prijs. Daardoor kan je sneller en makkelijker werken. Minder administratie, meer digitalisatie – daar doen we het voor!
Alle entiteiten van de Vlaamse overheid. In grote lijnen zijn dat: Vlaamse ministeries, kabinetten van Vlaamse ministers, het Vlaams Parlement, de Vlaamse Gemeenschapscommissie, verzelfstandigde agentschappen, strategische adviesraden, Vlaamse openbare instellingen, ocmw’s, universiteiten, universitaire associaties en hogescholen (cod. 11/10/2013, arts. II.2, II.3, en II.8), maar ook de provincies. Steden en gemeenten zijn van deze raamovereenkomst uitgesloten. Twijfel je? Contacteer ons op 02 641 12 00.
IPEX Is een duurzaam IT bedrijf met vestigingen in Kontich (bij Antwerpen), Sint-Renelde (bij Brussel) en Hersal (bij Luik). We beschikken over een uitgebreid team van accountmanagers die productietechnisch een aardig woordje kunnen meespreken. Samen vormen we een team van 140 professionals die 24/7 met post, print en digitalisatie bezig zijn.
Het concept voor scan.vlaanderen wordt beheerd en gedekt onder de bepalingen van bestek 2020/HFB/SUIG/33771 opgesteld door de Vlaamse overheid / Agentschap Facilitair Bedrijf. Dit bestek werd in september 2023 gegund en kende sluiting onder referentie TPR/HM/2020_33771 voor het lot I4.
De overeenkomst tussen het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en scan.vlaanderen werd gesloten in september 2023, en heeft een looptijd van 4 jaar. De looptijd is daarna nog verlengbaar met 1 jaar.
Concreet loopt de overeenkomst dus ten minste tot september 2027 en kan het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid beslissen om de overeenkomst te verlengen met 1 jaar tot september 2028.
De prijzen in de raamovereenkomst met scan.vlaanderen zijn marktconform en competitief. Betekent dit dan dat het op elk moment de goedkoopste prijzen zijn? Neen, het is altijd mogelijk dat een andere partij op een bepaald moment de gevraagde producten of diensten goedkoper kan aanbieden.
Het doel van de raamovereenkomst tussen het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en scan.vlaanderen is om de bestelprocedure van scanning en verwerking van inkomende post te faciliteren en te vereenvoudigen. Indien u kiest voor een andere leverancier zal u ofwel een bestek moeten opmaken, ofwel prijs vragen bij minstens 3 leveranciers. Door gebruik te maken van scan.vlaanderen is die procedure niet nodig.
U kan steeds contact opnemen met de klantenbegeleidingsdienst van scan.vlaanderen via hallo@scan.vlaanderen of met uw huidige contactpersoon van scan.vlaanderen.
Voor specifieke vragen i.v.m. algemene informatie over scan.vlaanderen of de toetreding tot de raamovereenkomst tussen het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en scan.vlaanderen, kan u contact opnemen met de verantwoordelijken binnen scan.vlaanderen:
Ezra Vanharen – ezra@scan.vlaanderen – 0492/777.175
Alain Dewispelaere – alain@scan.vlaanderen – 0499/480.240
Het doel van de raamovereenkomst tussen het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en scan.vlaanderen is om de bestelprocedure van scanning en verwerking van inkomende post te faciliteren en te vereenvoudigen. Indien u kiest voor een andere leverancier zal u ofwel een bestek moeten opmaken, ofwel prijs vragen bij minstens 3 leveranciers. Door gebruik te maken van scan.vlaanderen is die procedure niet nodig.